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Mails professionnels : nos conseils pour maîtriser les codes de la politesse

29 novembre 2019

Il n’est pas toujours simple de savoir par quelles formules de politesse débuter et conclure un mail professionnel. Il est pourtant indispensable de les maîtriser pour capter l’attention de votre interlocuteur et en prendre congé de manière appropriée. Tour d’horizon des bonnes pratiques et des erreurs à ne pas commettre.

Ce qu’il faut prendre en compte

Le contexte du mail et le destinataire sont deux facteurs à prendre en compte dans le choix de vos formules de politesse. Dans un cadre professionnel, les formules doivent être choisies en fonction de la relation et du degré de connaissance qu’il y a entre vous et votre interlocuteur. Plus il y a de distance hiérarchique, plus les formules doivent être soignées. Entre collègues, l'usage de formules d'entame plus familières peut s’imposer. Attention tout de même à ne pas être trop familier.

Les formules d’appel

Ne négligez pas les formules d’appel, qui font partie des formules de politesse et qui doivent donc être choisies avec soin. Pour une appellation correcte de votre destinataire, plusieurs formules s’offrent à vous : si votre interlocuteur occupe une position hiérarchique supérieure à la vôtre, préférez « Monsieur/ Madame», en précisant le titre et la fonction si vous les connaissez (« Monsieur le directeur ») ;« Monsieur/ Madame Y» si vous connaissez l’identité, ou « Cher/Chère Monsieur/ Madame ». Pour un ton moins formel, entre collègues par exemple, vous pouvez employer la formule « Bonjour + prénom ». Évitez en revanche de commencer par un « Bonjour » seul, surtout s’il s’agit d’une première prise de contact.

Les formules de sortie

Il s’agit de laisser une bonne impression car c’est la dernière chose que le destinataire lira. Si vous vous adressez à un supérieur hiérarchique, les expressions comme « Salutations distinguées », « Sincères salutations » ou encore « Salutations respectueuses » conviennent très bien. Si vous connaissez votre interlocuteur, vous pouvez utiliser « cordialement » ou « bien cordialement », voire « bonne après- midi/journée » si vous êtes familier avec lui. Pensez également aux formules ouvertes, qui sont adéquates lorsqu’un futur échange est prévu (un autre mail, un rendez-vous) telles que «Dans l’attente de…» ou «À votre écoute pour…».

A éviter

Gare aux abréviations ! Les raccourcis tels que « bàv », « cdt » ou encore « slt » sont à réserver à vos amis.

Maintenant que vous disposez de toutes les clés pour débuter et conclure un mail professionnel convenablement, c’est à vous de jouer ! L’essentiel est de ne pas négliger le choix de vos formules, en sachant les adapter à vos interlocuteurs.